Testberichte

Im Test: 5 Tools für kollaborative Marketing-Teams

“Agilität ist der neue Dauerzustand”, so Absatzwirtschaft im Dezember 2016. Heute gilt das erst recht! Agile Marketing ist nicht nur ein Buzzword. Es ist vielmehr ein nachhaltiger Trend, der sich langfristig im Unternehmen etablieren wird. Insbesondere im Projektmanagement findet der Begriff vermehrt Zuspruch. Dabei beschreibt “agile” den Ansatz Projekte Schritt für Schritt strukturiert durchzuführen. Diese Vorgehensweise ermöglicht es agilen Teams flexibler auf Ungeplantes zu reagieren. Verantwortliche setzen überdies auf ein gut funktionierendes und selbstorganisierendes Team.

vorteile-agile-marketing

Traditionelle Projektmanagement-Softwares wie z.B. Microsoft Project funktionieren im Umfeld eines Wasserfallmodells sicher gut. Wer jedoch agil auf Basis von zum Beispiel Scrum arbeitet, greift stattdessen auf physische Kanban-Tafeln und Post-Its zurück. Schwierig wird es dann jedoch, wenn das Projekt komplex ist oder Teammitglieder an verschiedenen Standorten arbeiten.

Doch Rettung naht: Mit zahlreichen cloudbasierten Tools lässt sich die Projektarbeit agiler Marketing-Teams signifikant erleichtern. Wir haben für Sie fünf auf Kanban basierende Tools getestet.

Exkurs: Kanban-Methode

Die Kanban-Methode ist eine agile Methode zur Planung und Steuerung von Projekten. Mit Hilfe der sogenannten “Kanban-Boards” lassen sich Projekte organisieren und strukturieren. Diese Boards werden in verschiedene Listen unterteilt. Häufig gliedern sie sich in To-Do’s, in Bearbeitung und erledigte Aufgaben. Den Listen werden Karten (Aufgaben) zugeordnet, denen sich die Mitarbeiter widmen können. Sobald ein Mitarbeiter mit der Bearbeitung begonnen hat und sich der Status einer Aufgabe ändert, wird die Karte per Drag and Drop verschoben.

Auf dem ersten Blick ähneln sich die getesteten Tools stark. Auch haben sie diese Kernfunktionalitäten gemein:

  • Webbasierte Software für alle gängigen Browser
  • Anlegen von Listen und Karten
  • Zuordnung der Mitarbeiter zu den Karten
  • Editierbarkeit der Karten und deren Bearbeitungsstatus

Erhebliche Unterschiede sind erst im Praxiseinsatz ersichtlich. So ermöglichen einige Anbieter, verschiedene Add-ons zu aktivieren. Andere wiederum bieten ihre Software ergänzend als native App für Win10, Android und iOS an.

Kurze Begriffserklärungen

Dashboard:
Das Dashboard der getesteten Tools ermöglicht Ihnen die Auswahl eines Projekts („Boards“), sofern mehrere angelegt wurden.

Boards:
In einigen Tools werden diese mit „Projekt“, „Workspace“ oder „Kanban-Board“ bezeichnet. User legen hier das zu bearbeitende Projekt und den Namen fest. Es lassen sich in allen getesteten Tools beliebig viele Boards erstellen.

Listen:
Teilweise sind die Listen in den getesteten Tools vorgegeben oder werden als Karten betitelt. Klassisch unterteilen sich die Listen in To-Do´s, in Bearbeitung und in erledigte Aufgaben.

Karten:
Jede Karte entspricht einer Aufgabe. Aufgaben oder Tasks sind weitere Beschreibungen für dieses Element.

Trello

Eines der gängigsten Tools für agiles Projektmanagement ist Trello. Das Tool wird per Freemium-Modell vertrieben und ist ab 9,99 US$ je User/Monat buchbar. Ergänzend wird die Software als native App für Win10, Android und iOS angeboten.

Die Features

Board: Es können jeweils beliebig viele projektbezogene Boards angelegt sowie zwischen den Boards gewechselt werden.
Listen: User können auf jedem Board beliebig viele Listen einfügen. Auf jeder Liste werden entsprechende Karten erstellt.
Karten: Jede Karte steht für eine Aufgabe. Innerhalb dieser Karte hat man diverse Optionen: Beschreibung, Anhänge, Kommentare, Mitglieder, Labels, Checklisten, Fristen, Aktionen,Kopieren, Beobachten, Archivieren und Verschieben. Zusätzlich können Sie Dokumente aus Google Drive direkt verlinken.
Kalender: Sobald in den Karten eine Frist für Aufgaben gesetzt wurde, wird diese automatisch in den Kalender übertragen. Per E-Mail bekommen User eine Erinnerung.
Präsentation: Mit der Funktion Google Drive auf dem Dashboard wird von dem kompletten Dashboard eine Slide-Präsentation erstellt und direkt in Google Drive gespeichert.
Hintergrund ändern: Aus Farben und vorhandenen Grafiken kann der Hintergrund individuell gestaltet werden.
Power-Ups: Applikationen wie z.B. das Anbinden einer Dropbox können jederzeit aktiviert werden.
Sticker: Zu den Stickern zählen z.B. Häkchen oder Daumen hoch, die sich jeder Karte hinzufügen lassen.
Karten filtern: Mittels bestimmter Farbgebung lassen sich die Karten kategorisieren sowie filtern.
Sichtbarkeit des Boards: User wählen zwischen den Optionen privat, öffentlich oder für Teammitglieder sichtbar.

Bedienbarkeit

Die Oberfläche ist gut strukturiert und übersichtlich. Die leichte Bedienung eignet sich besonders gut für Anfänger. Alle gängigen Features sind auf dem ersten Blick ersichtlich sowie selbsterklärend. Karten werden den entsprechenden Listen zugeordnet. Per Drag and Drop können diese zwischen den einzelnen Listen, je nach Bearbeitungsstatus, verschoben werden.

Name des Tools: Trello
Anbieter: Atlassian
Webadresse: https://trello.com/home

Wrike

Wrike – eine besonders komfortabel ausgestattete Projektmanagement-Software. Sie basiert auf einem Freemium-Modell und ist ab 9,80 US$ pro User im Monat buchbar. Das Besondere: Ergänzend wird ein 14-tägiges Free-Trial angeboten, um alle Features kostenlos testen zu können. Darüber hinaus steht Ihnen die Software als Android- und iOS-App zur Verfügung.

Die Features

Projekt: Auf dem klassischen Kanban-Board werden Projekte als Boards bezeichnet. Bei Wrike können User beliebig viele Projekte erstellen. Die Vorteile: Sie können direkt das Start- und Enddatum festlegen sowie Teammitglieder dem Projekt zuordnen.
Aufgabe: Für jedes Projekt lassen sich Aufgaben erstellen und bearbeiten. Beschreibung, Datum, Anhang, Verantwortlicher, Status und Kommentare werden hier hinzugefügt. Sobald die Aufgaben als erledigt markiert sind, werden die automatisch von dem Projekt entfernt.
Arbeitsauslastung: In einer Kalenderansicht wird die Auslastung jedes einzelnen Mitarbeiters angezeigt. So können Projektleiter Aufgaben effektiv an ihre Mitarbeiter verteilen.
Analytic: Auf einem Blick werden Aufgaben, Projekte etc. zusammengefasst und nach Status ausgewertet.
Meine Arbeit: Dem User zugeteilte Aufgaben sind auf einem Blick ersichtlich.
Berichte: Jederzeit können Berichte des kompletten Projektmanagements erstellt werden. Zum Beispiel ein Bericht über diesen Monat fällige Projekte.
Stream: Im Stream wird jeder Schritt zur Nachverfolgung protokolliert.

Bedienbarkeit

Insbesondere durch die zahlreichen Features, wirkt die Bedienoberfläche äußerst komplex. Links befindet sich die Menüleiste mit den Projekten. Rechts davon das Board. Dabei variiert die Ansicht je nach Einstellung. User haben die Wahl zwischen der Ansicht als Liste, Board, Tabelle oder Zeitleiste. Planen Sie für die Erlernbarkeit dieses Tools ausreichend Zeit ein.

Name des Tools: Wrike
Anbieter: Wrike, Inc.
Webadresse: https://www.wrike.com/de/

Taskworld

Bei Taskworld profitieren Sie als User von einem besonders umfassenden und leicht verständlichen Projektmanagement-Tool. Nach Anmeldung können Sie das Tool für 15 Tage kostenlos nutzen. Im Anschluss an die Testphase ist Taskworld ab 10,99 US $ pro User/ Monat buchbar. Darüber hinaus werden native Apps für iOS und Android kostenlos zum Download bereitgestellt.

Die Features

Workspaces: Sie können beliebig viele Workspaces zu verschiedenen Themen anlegen. Das Pendant zum Workspace wird auf dem klassischen Kanban-Board als Board bezeichnet.
Home: In dem Bereich Home erhalten User eine Übersicht aller Benachrichtigungen.
Übersicht: Hier erhalten Sie einen Überblick aller Aufgaben und Projekte.
Projekte: Es können beliebig viele Projekte auf einem Board angelegt werden. Beim Anlegen des Projektes werden folgende Parameter abgerufen: Name, Beschreibung, öffentlich oder privat und die Zuweisung an Projektmitglieder. Im nächsten Schritt kann man eine Vorlage z.B. Wochentag oder Abteilung auswählen.
Projekt-Ansicht: In den Projekten können User die Ansicht zwischen Board, Zeitstrahl, Analyse und Dateien wechseln.
Karten: Ähnlich wie bei Trello werden Karten angelegt. Die Karten in diesem Sinne werden auf dem klassischen Board als Liste betitelt. Diese können individuell erstellt oder einer Vorlage entsprechen. Jeder Karte werden Tasks zugeordnet.
Tasks: Jeder Aufgabe werden Eigenschaften, wie Beschreibung, Startdatum, Fälligkeit, Erinnerung, Zuteilung, Tags, Follower und Kommentare zugeordnet. In anderen getesteten Tools werden die Tasks auch Karten genannt.
Mitglieder: Jedes Mitglied kann Feedback zum jeweils anderen geben und erhalten. Darüber hinaus können andere Mitglieder jederzeit einladen werden.
Chat: Mit Hilfe des Projekt-Chats können Mitglieder des Projektes einfach und schnell kommunizieren.

Bedienbarkeit

Das Tool besticht durch einen hohen Funktionsumfang. Dennoch ist es, trotz zahlreicher Features, äußerst benutzerfreundlich. Dazu trägt auch der Einsatz verständlicher Icons bei. Darüber hinaus ist Taskworld zum größten Teil selbsterklärend. Einem unkomplizierten Projektmanagement steht so nichts mehr im Weg.

Name des Tools: Taskworld
Anbieter: Taskworld™
Webadresse: https://taskworld.com/de/

Kanban Tool

Das Kanban Tool bietet dem User leider nur wenige Features. So richtet sich dieses in der Free-Version insbesondere an Anfänger. Dabei stehen zwei Benutzerkonten und zwei Boards zur Verfügung. Wer mehr Features wünscht, ist ab 3,50 € pro User im Monat dabei. Ergänzend wird die Software als native App für Android angeboten.

Die Features

Kanban-Board: Sie können beliebig viele Kanban-Boards erstellen. Der Aufbau des Boards ist jedoch immer derselbe. Dieser besteht aus drei Listen: To-Do – in Progress – Done.
Ordner: Man kann zahlreiche Ordner für die Boards erstellen, um diese zu sortieren.
Aufgaben: Aufgaben werden den entsprechenden Listen zugeordnet. Dabei beginnen die Aufgaben in der To-Do-Liste und werden je nach Bearbeitungsfortschritt verschoben. Einzelnen Aufgaben werden Beschreibungen, Anhänge, Fälligkeitsdatum, Zuweisungen und Prioritäten zugeordnet.
Analytik: Dieser Bereich gibt einen Überblick über To-Do´s, Aufgaben in progress und erledigte Aufgaben.
Änderungsprotokoll: Jeder Bearbeitungsschritt wird protokolliert und kann nachverfolgt werden.
Kalender: Die mit Datum hinterlegten Aufgaben können jederzeit in einen Kalender (Google, Outlook etc.) exportiert werden.
Power-Ups: User können ihren Aufgaben verschiedene Power-Ups, wie z.B. Checklisten hinzufügen.

Bedienbarkeit

Die Oberfläche ist gut strukturiert und leicht zu bedienen. Wichtige Features sind auf dem ersten Blick ersichtlich. Das Tool fokussiert sich auf seinem Kanban-Board auf die Bereiche To-Do, in Progress und erledigte Aufgaben. So können Sie nach Erstellung und Bearbeitung der Aufgaben diese per Drag and Drop in die entsprechende Spalte verschieben.

Name des Tools: Kanban Tool
Anbieter: Shore Labs
Webadresse: https://kanbantool.com/de/

Meistertask

Mit Meistertask wird Ihnen ein besonders umfassendes Tool geboten. Die Free-Version kann unentgeltlich genutzt werden, wer mehr Features wünscht, ist ab 8,25 € pro User monatlich dabei. Darüber hinaus können Sie die Software als native App für iOS, Android, Windows7+ und Mac nutzen.

Die Features

Dashboard: Auf dem Dashboard gibt es eine Übersicht aller Projekte und aktueller Benachrichtigungen.
Projekte: User können beliebig viele Projekte anlegen sowie zwischen den Projekten wählen. Das Pendant hierzu sind die Boards in anderen getesteten Tools.
Karten: Jedes Projekt besteht aus drei vordefinierten Karten: Offen – in Arbeit – Erledigt. Nach Belieben können unzählige Karten hinzugefügt werden. Oftmals werden die Karten auch als Listen bezeichnet.
Aufgaben: Auf jeder Karte werden Aufgaben erstellt. User können Beschreibungen, Checklisten, Anhänge, Kommentare, Fälligkeiten,Tags und zugewiesene Personen hinzufügen.
Personen einladen: Jederzeit können Personen zum Projekt eingeladen werden.
Hintergrund ändern: Ihnen steht die Option offen den Hintergrund individuell zu gestalten.
Meine Aufgaben: In diesem Bereich erhalten User eine Auflistung aller zugewiesenen Aufgaben.
Benachrichtigungen: Sie erhalten einen Überblick aller Änderungen ihrer zugewiesenen und beobachteten Aufgaben.

Bedienbarkeit

Als User profitieren Sie von einer äußerst übersichtlichen und leicht verständlichen Bedienoberfläche. Übersichtlichkeit der Funktionen und intuitive Bedienbarkeit wird durch Icons gewährleistet. Aufgaben werden ihren Status entsprechend den Karten zugeordnet und lassen sich per Drag and Drop nach Statusänderung verschieben.

Name des Tools: Meistertask
Anbieter: MeisterLabs
Webadresse: https://www.meistertask.com

Kurzer Überblick

Fazit

 

Die getesteten Projektmanagement-Tools sind gute Instrumente, um die Arbeit in einem agilen Team zu organisieren und strukturieren. Alle verfügen über die wichtigen Must-Have-Features. Auch wenn sich alle Tools sehr ähnlich sind, gibt es Unterschiede. Diese sind erst im Praxiseinsatz ersichtlich. Das Gute daran: Sie verfügen entweder über ein Freemium-Modell oder eine Testphase. So können Sie die Tools vor der Nutzung ausgiebig testen.

Unser Favorit ist Trello. Vor allem die Auswahl an vorhandenen Features begeistern uns. Darüber hinaus können beliebig viele Power-Ups hinzugefügt werden. So geben Sie Ihrem Board eine individuelle Note. Für den professionellen Einsatz im Marketing eignet sich das Tool somit ausgezeichnet.

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1 Kommentar
  • Sonja Maleck Jun 6,2018 von 14:37

    Herzlichen Dank für die Zusammenstellung. Digitales Projektmanagement hieß bei uns bislang vor allem „E-Mail“ und „Excel“. Aber wie ich sehe gibt es deutlich geeignetere Optionen. 🙂

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