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Im Test: 5 Kanban-Tools für agiles Projektmanagement

Kanban-Tools für agiles Projektmanagement

Agilität ist kein reines Marketing-Buzzword. Es ist vielmehr ein nachhaltiger Trend, der sich immer mehr und langfristig in Unternehmen etabliert, umso wichtiger ist es die eigene Arbeitsstruktur zu überprüfen und ggf. an die neuen Anforderungen anzupassen.

Insbesondere im Projektmanagement findet der Begriff vermehrt Zuspruch. Dabei beschreibt “Agil” den Ansatz Projekte Schritt für Schritt strukturiert durchzuführen. Diese Vorgehensweise ermöglicht es agilen Teams flexibler auf Ungeplantes zu reagieren. Verantwortliche setzen überdies auf ein gut funktionierendes und selbstorganisierendes Team.

Agile Marketing Gründe

Traditionelle Projektmanagement-Software wie z.B. Microsoft Project funktioniert im Umfeld eines Wasserfallmodells sicher gut. Wer jedoch agil arbeiten will, nutzt stattdessen lieber physische Kanban-Tafeln und Post-Its. Schwierig wird es dann jedoch, wenn das Projekt komplex ist oder Teammitglieder an verschiedenen Standorten arbeiten müssen.

Doch Rettung naht: Mit zahlreichen cloudbasierten Tools lässt sich die Projektarbeit agiler Marketing-Teams signifikant erleichtern. Wir haben für Dich fünf auf Kanban basierende Tools getestet.

Exkurs: Kanban-Methode

Die Kanban-Methode ist eine agile Methode zur Planung und Steuerung von Projekten. Mit Hilfe der sogenannten “Kanban-Boards” lassen sich Projekte organisieren und strukturieren. Diese Boards werden in verschiedene Listen unterteilt. Häufig gliedern sie sich in To-Do’s, in Bearbeitung und erledigte Aufgaben. Den Listen werden Karten (Aufgaben) zugeordnet, denen sich die Mitarbeiter widmen können. Sobald ein Mitarbeiter mit der Bearbeitung begonnen hat und sich der Status einer Aufgabe ändert, wird die Karte per Drag-and-drop verschoben. Ein weiterer Vorteil ist, dass jeder der dem Projekt zugeordnet wurde über die Fortschritte informiert wird.

Auf dem ersten Blick ähneln sich die getesteten Tools sehr. Auch haben sie alle diese Kernfunktionalitäten gemein:

  • Webbasierte Software für alle gängigen Browser
  • Anlegen von Listen und Karten
  • Zuordnung der Mitarbeiter zu den Karten
  • Editierbarkeit der Karten und deren Bearbeitungsstatus

Erhebliche Unterschiede sind erst im Praxiseinsatz ersichtlich. So ermöglichen einige Anbieter, verschiedene Add-ons zu aktivieren.

Kurze Begriffserklärungen

Dashboard:
Ein Dashboard ist eine Übersichts- oder Ansichtsseite mit der auf einem Blick wichtige Daten bildlich und nachvollziehbar dargestellt werden. Die Dashboards der getesteten Tools ermöglicht es Dir auch die Auswahl eines Projekts („Boards“), sofern mehrere angelegt wurden.

Boards:
In einigen Tools werden diese mit „Projekt“, „Workspace“ oder „Kanban-Board“ bezeichnet. User legen hier das zu bearbeitende Projekt und den Namen fest. Es lassen sich in allen getesteten Tools beliebig viele Boards erstellen.

Listen:
Teilweise sind die Listen in den getesteten Tools vorgegeben oder werden als Karten betitelt. Klassisch unterteilen sich die Listen in To-Do´s, in Bearbeitung und in erledigte Aufgaben.

Karten:
Jede Karte entspricht einer Aufgabe. Aufgaben oder Tasks sind weitere Beschreibungen für dieses Element.

Trello

tools für marketing teams

Eines der gängigsten Tools für agiles Projektmanagement ist Trello. Das Tool wird per Freemium-Modell vertrieben und ist ab 9,99 US$ je User/Monat buchbar. Ergänzend wird die Software als native App für Win10, Android und iOS angeboten.

Die Features

  • Board: Es können jeweils beliebig viele projektbezogene Boards angelegt sowie zwischen den Boards gewechselt werden.
  • Listen: User können auf jedem Board beliebig viele Listen einfügen. Auf jeder Liste werden entsprechende Karten erstellt.
  • Karten: Jede Karte steht für eine Aufgabe. Innerhalb dieser Karte hat man diverse Optionen: Beschreibung, Anhänge, Kommentare, Mitglieder, Labels, Checklisten, Fristen, Aktionen,Kopieren, Beobachten, Archivieren und Verschieben. Zusätzlich kannst Du Dokumente aus Google Drive direkt verlinken.
  • Kalender: Sobald in den Karten eine Frist für Aufgaben gesetzt wurde, wird diese automatisch in den Kalender übertragen. Per E-Mail bekommen User eine Erinnerung.
  • Präsentation: Mit der Funktion Google Drive auf dem Dashboard wird von dem kompletten Dashboard eine Slide-Präsentation erstellt und direkt in Google Drive gespeichert.
  • Hintergrund ändern: Aus Farben und vorhandenen Grafiken kann der Hintergrund individuell gestaltet werden.
  • Power-Ups: Applikationen wie z.B. das Anbinden einer Dropbox können jederzeit aktiviert werden.
  • Sticker: Zu den Stickern zählen z.B. Häkchen oder Daumen hoch, die sich jeder Karte hinzufügen lassen.
  • Karten filtern: Mittels bestimmter Farbgebung lassen sich die Karten kategorisieren sowie filtern.
  • Sichtbarkeit des Boards: User wählen zwischen den Optionen privat, öffentlich oder für Teammitglieder sichtbar.

Bedienbarkeit

Die Oberfläche ist gut strukturiert und übersichtlich. Die leichte Bedienung eignet sich besonders gut für Anfänger. Alle gängigen Features sind auf dem ersten Blick ersichtlich sowie selbsterklärend. Karten werden den entsprechenden Listen zugeordnet. Per Drag and Drop können diese zwischen den einzelnen Listen, je nach Bearbeitungsstatus, verschoben werden.

Name des Tools: Trello
Anbieter: Atlassian
Webadresse: https://trello.com/home

Wrike

Wrike Projektplanungssoftware

Wrike – eine besonders komfortabel ausgestattete Projektmanagement-Software. Sie basiert auf einem Freemium-Modell und ist ab 9,80 US$ pro User im Monat buchbar. Das Besondere: Ergänzend wird ein 14-tägiges Free-Trial angeboten, um alle Features kostenlos testen zu können. Für Firmen lassen sich auch Preise anfragen, wenn die angebotenen Lösungen nicht passen sollten. Darüber hinaus steht Dir die Software als Android– und iOS-App zur Verfügung, wodurch man auch unterwegs immer auf dem laufenden bleiben kann.

Die Features

  • Liste: In der Rubrik Liste werden alle Aufgaben auf einem Blick angezeigt. Hier lässt sich die Liste anhand ihrer Priorität ordnen, sodass die wichtigsten Aufgaben auf einem Blick einsehbar sind.
  • Board: Auf dem klassischen Kanban-Board werden Projekte als Boards bezeichnet. Bei Wrike können User beliebig viele Projekte erstellen. Die Vorteile: Du kannst direkt das Start- und Enddatum festlegen sowie Teammitglieder dem Projekt zuordnen.
  • Tabelle: Für jedes Projekt lassen sich Aufgaben erstellen und bearbeiten. Beschreibung, Datum, Anhang, Verantwortlicher, Status und Kommentare werden hier hinzugefügt. Sobald die Aufgaben als erledigt markiert sind, werden die automatisch von dem Projekt entfernt.

Bedienbarkeit

Insbesondere durch die zahlreichen Features, wirkt die Bedienoberfläche äußerst komplex. Links befindet sich die Menüleiste mit den Projekten. Rechts davon das Board. Dabei variiert die Ansicht je nach Einstellung. User haben die Wahl zwischen der Ansicht als Liste, Board, Tabelle oder Zeitleiste. Plane für die Erlernbarkeit dieses Tools ausreichend Zeit ein.

Name des Tools: Wrike
Anbieter: Wrike, Inc.
Webadresse: https://www.wrike.com/de/

Taskworld

tools für marketing teams

Bei Taskworld profitierst Du von einem besonders umfassenden und leicht verständlichen Projektmanagement-Tool. Nach Anmeldung kannst Du das Tool für 30 Tage kostenlos nutzen. Im Anschluss an die Testphase ist Taskworld ab 13 € pro User/ Monat buchbar oder für 10 € pro User/ Monat beim Abschluss eines Jahresabonnements. Darüber hinaus werden native Apps für iOS und Android kostenlos zum Download bereitgestellt. Taskworld nutzt überdies ISO 27001 und ISO 9001 zertifizierte deutsche Rechenzentren und erfüllt damit höchste Compliance- und Datenschutz-Standards (EU-DSGVO).

Die Features

  • Workspaces: Du kannst beliebig viele Workspaces zu verschiedenen Themen anlegen. Das Pendant zum Workspace wird auf dem klassischen Kanban-Board als Board bezeichnet.
  • Home: In dem Bereich Home erhalten User eine Übersicht aller Benachrichtigungen.
  • Übersicht: Hier erhältst Du einen Überblick aller Aufgaben und Projekte.
  • Projekte: Es können beliebig viele Projekte auf einem Board angelegt werden. Beim Anlegen des Projektes werden folgende Parameter abgerufen: Name, Beschreibung, öffentlich oder privat und die Zuweisung an Projektmitglieder. Im nächsten Schritt kann man eine Vorlage z.B. Wochentag oder Abteilung auswählen.
  • Projekt-Ansicht: In den Projekten können User die Ansicht zwischen Board, Zeitstrahl, Analyse und Dateien wechseln.
  • Karten: Ähnlich wie bei Trello werden Karten angelegt. Die Karten in diesem Sinne werden auf dem klassischen Board als Liste betitelt. Diese können individuell erstellt oder einer Vorlage entsprechen. Jeder Karte werden Tasks zugeordnet.
  • Tasks: Jeder Aufgabe werden Eigenschaften, wie Beschreibung, Startdatum, Fälligkeit, Erinnerung, Zuteilung, Tags, Follower und Kommentare zugeordnet. In anderen getesteten Tools werden die Tasks auch Karten genannt.

Mitglieder: Jedes Mitglied kann Feedback zum jeweils anderen geben und erhalten. Darüber hinaus können andere Mitglieder jederzeit eingeladen werden.

  • Chat: Mit Hilfe des Projekt-Chats können Mitglieder des Projektes einfach und schnell kommunizieren.

Bedienbarkeit

Das Tool besticht durch einen hohen Funktionsumfang. Dennoch ist es überraschend benutzerfreundlich. Dazu trägt auch der Einsatz verständlicher Icons bei. Darüber punktet Taskworld mit einer flachen Lernkurve. Einem unkomplizierten Projektmanagement steht so nichts mehr im Weg. Negativ fällt Taskworld auf durch z.B. schlechte Rezensionen im GooglePlayStore.

Name des Tools: Taskworld
Anbieter: Taskworld™
Webadresse: https://www.taskworld.com/de/

Kanban Tool

tools für marketing teams

Das Kanban Tool bietet dem User leider nur wenige Features. So richtet sich dieses in der Free-Version insbesondere an Anfänger. Dabei stehen zwei Benutzerkonten und zwei Boards zur Verfügung. Wer mehr Features wünscht, ist ab 5 € pro User im Monat dabei. Ergänzend wird die Software als App für Android
und iTunes angeboten.

Die Features

  • Kanban-Board: Du kannst beliebig viele Kanban-Boards erstellen. Der Aufbau des Boards ist jedoch immer derselbe. Dieser besteht aus drei Listen: To-Do – in Progress – Done.
  • Ordner: Man kann zahlreiche Ordner für die Boards erstellen, um diese zu sortieren.
  • Aufgaben: Aufgaben werden den entsprechenden Listen zugeordnet. Dabei beginnen die Aufgaben in der To-Do-Liste und werden je nach Bearbeitungsfortschritt verschoben. Einzelnen Aufgaben werden Beschreibungen, Anhänge, Fälligkeitsdatum, Zuweisungen und Prioritäten zugeordnet.
  • Analytik: Dieser Bereich gibt einen Überblick über To-Do´s, Aufgaben in progress und erledigte Aufgaben.
  • Änderungsprotokoll: Jeder Bearbeitungsschritt wird protokolliert und kann nachverfolgt werden.
  • Kalender: Die mit Datum hinterlegten Aufgaben können jederzeit in einen Kalender (Google, Outlook etc.) exportiert werden.
  • Power-Ups: User können ihren Aufgaben verschiedene Power-Ups, wie z.B. Checklisten hinzufügen.

Bedienbarkeit

Die Oberfläche ist gut strukturiert und leicht zu bedienen. Wichtige Features sind auf dem ersten Blick ersichtlich. Das Tool fokussiert sich auf seinem Kanban-Board auf die Bereiche To-Do, in Progress und erledigte Aufgaben. So kannst Du nach Erstellung und Bearbeitung der Aufgaben diese per Drag and Drop in die entsprechende Spalte verschieben.

Name des Tools: Kanban Tool
Anbieter: Shore Labs
Webadresse: https://kanbantool.com/de/

Meistertask

Screenshot Meistertask

Mit Meistertask wird Dir ein besonders umfassendes Tool geboten. Die Free-Version kann unentgeltlich genutzt werden, wer mehr Features wünscht, ist ab 8,25 € pro User monatlich dabei. Darüber hinaus kannst Du die Software als native App für iOS, Android, Windows und Mac nutzen.

Die Features

  • Dashboard: Auf dem Dashboard gibt es eine Übersicht aller Projekte und aktueller Benachrichtigungen.
  • Projekte: User können in der kostenlosen Version bis zu 3 Projekte anlegen sowie zwischen den Projekten wählen. Das Pendant hierzu sind die Boards in anderen getesteten Tools.
  • Karten: Jedes Projekt besteht aus drei vordefinierten Karten: Offen – in Arbeit – Erledigt. Nach Belieben können unzählige Karten hinzugefügt werden. Oftmals werden die Karten auch als Listen bezeichnet.
  • Aufgaben: Auf jeder Karte werden Aufgaben erstellt. User können Beschreibungen, Checklisten, Anhänge, Kommentare, Fälligkeiten,Tags und zugewiesene Personen hinzufügen.
  • Personen einladen: Jederzeit können weitere Teammitglieder zum Projekt eingeladen werden.
  • Hintergrund ändern: Dir steht die Option offen den Hintergrund individuell zu gestalten.
  • Meine Aufgaben: In diesem Bereich erhalten User eine Auflistung aller zugewiesenen Aufgaben. Diese Funktion steht allen zur verfügung, aber wenn man weitere Filterungen vornehmen möchte muss man auf eine Bezahlversion upgraden.
  • Benachrichtigungen: Du erhältst einen Überblick aller Änderungen Deiner zugewiesenen und beobachteten Aufgaben.

Bedienbarkeit

Als User profitierst Du von einer äußerst übersichtlichen und leicht verständlichen Bedienoberfläche. Übersichtlichkeit der Funktionen und intuitive Bedienbarkeit wird durch Icons gewährleistet. Aufgaben werden ihren Status entsprechend den Karten zugeordnet und lassen sich per Drag and Drop nach Statusänderung verschieben.

Name des Tools: Meistertask
Anbieter: © 2019 MeisterLabs
Webadresse: https://www.meistertask.com

Kanban-Tools Test

Fazit

Die getesteten Kanban-Tools sind geeignete Werkzeuge, um die Arbeit in einem agilen Team zu organisieren und strukturieren. Alle verfügen über die wichtigen Must-Have-Features. Das Tolle: Allesamt erlauben sie einen ausgiebigen Test im Rahmen eines Free-Trial oder Freemium-Programms. So kannst Du selbst ein Gefühl dafpür entwickeln, was am besten funktioniert.

Unser Favorit ist Trello. Vor allem die Auswahl an vorhandenen Features begeistert uns. Darüber hinaus können beliebig viele Power-Ups hinzugefügt werden. So gibst Du Deinem Board eine individuelle Note. Für den professionellen Einsatz im Marketing eignet sich das Tool somit ausgezeichnet.

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2 Kommentare
  • blank
    Eike Mai 13,2020 von 21:10

    Eine schöne und kompakte Übersicht über Task Management Tools mit Kanban Board. Aus meiner Sicht ist die Email Kommunikation innerhalb der eigenen Firma damit abgelöst. Aber für Projekte mit externen Firmen werden weiterhin Emails versand. Selbst mit Nutzung eines Tools gibt es immer noch die Bestätigungsmail.

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    Sonja Maleck Jun 6,2018 von 14:37

    Herzlichen Dank für die Zusammenstellung. Digitales Projektmanagement hieß bei uns bislang vor allem „E-Mail“ und „Excel“. Aber wie ich sehe gibt es deutlich geeignetere Optionen. 🙂

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